Jika Anda baru saja membuat keputusan untuk menggunakan platform CRM untuk bisnis Anda, ini merupakan suatu keputusan yang baik untuk menjaga hubungan Anda dengan pelanggan tetap baik. Namun, Anda harus memastikan bahwa Anda telah menggunakan sistem CRM dapat membantu skalabilitas bisnis Anda. Tanpa implementasi dengan baik, maka Anda akan tetap menghadapi masalah dalam bisnis Anda karena tidak memiliki data yang dapat diandalkan. Penting untuk diingat bahwa platform CRM merupakan platform yang tak memiliki usia, Anda dapat menggunakan platform ini kapan pun selama Anda masih menjalankan bisnis. Ini adalah bagian penting untuk kelangsunganbisnis Anda yang membutuhkan perhatian penuh dari tim Anda sehingga dapat berkembang bersama bisnis Anda. Mari kita lihat apa saja yang diperlukan dalam mengelola CRM agar dapat Anda manfaatkan dengan baik.
1. Standarisasi penggunaan
Salah satu langkah terbaik yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan manajemen CRM adalah membuat standarisasi penggunaan seefektif mungkin. Salah satu cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan klasifikasi pada sistem CRM UI/UX yang mudah dimanage oleh tim Anda, karena ini akan membantu tim melakukan pelaporan yang lebih rapi untuk digunakan oleh semua tim. Namun ingat, metode ini pada akhirnya menciptakan tantangan dalam hal pengelolaan data dan sebenarnya tidak ada alasan yang tepat untuk melakukannya. Bidang daftar pilihan standar menawarkan solusi paling mudah dan akan memberi Anda pelaporan yang kemungkinan Anda cari serta kemampuan untuk memanfaatkan kemampuan standar seperti aturan validasi dan otomatisasi.
2. Hindari duplikasi
Idealnya, Anda harus memiliki target hanya ada 1% data duplikat pada sistem Anda. Hal ini bukanlah tugas mudah yang bisa Anda lakukan. Karena dalam memastikan data unik bisa memakan banyak waktu dan tenaga. Untuk memulai dan untuk menemukan akar masalah dan mengidentifikasi siapa yang membuatduplikasi data. Anda harus mengetahui bagaimana cara untuk menempatkan proses pada tempat yang dapat kreator data tersebut.
Misalnya, jika Anda adalah perusahaan B2B, Anda mungkin memiliki sebagian besar data Anda yang sudah ada di sistem, sehingga Anda dapat meminta pengguna untuk meminta perubahan pada data tersebut dan meminta admin meninjau setiap permintaan. Hal ini membebani admin, tetapi meningkatkan kemampuan Anda untuk mengetahui sumber duplikasi. Ada juga alat otomatis yang dapat dimanfaatkan, tetapi tidak selalu mudah, memerlukan konfigurasi, dan tidak akan sepenuhnya menghilangkan proses manual. Sistem CRM dapat membantu Anda untuk menghindari duplikasi data dengan verifikasi yang dibantu dengan sistem untuk menghindari duplikasi tersebut.
3. Gunakan aturan validasi
Selanjutnya, penting untuk membuat aturan validasi yang mengontrol input data sebelum disimpan. Aturan-aturan ini dapat melakukan segalanya mulai dari menerapkan input data utama pada tahapan proses tertentu hingga memastikan nilai-nilai yang bertentangan yang perlu untuk dibuang atau diperbarui.
4. Perkenalkan dokumentasi proses yang tepat
Jika Anda ingin pengguna mengikuti proses, Anda perlu memberi mereka dokumentasi tentang cara mengikuti proses tersebut dan memantau aktivitas tim dalam menyimpan data agar mereka tidak menyimpang proses. Ingat, terlalu banyak proses juga dapat merusak adopsi, jadi berhati-hatilah untuk tidak merekayasa proses secara berlebihan karena pengguna tidak akan menerimanya. Meminta terlalu banyak informasi atau tidak memberikan nilai yang cukup kepada tim Anda untuk mamasukkan data pada sistem CRM. Karena apabila berlebihan, ini akan membuat membuat proses menjadi tidak terorganisir dan tidak efisien.
Ilustrasi (c) Unsplash.com