Pernahkah Anda menyadari bahwa cara Anda mengirimkan email kepada pelanggan memiliki kesalahan yang bisa saja sangat dibenci oleh pelanggan? Jika Anda belum menyadari hal tersebut, Pada artikel ini menjadi kesempatan Anda untuk merubah cara Anda mengirimkan email. Karena tidak semua email yang Anda kirimkan akan diterima dengan baik melainkan bisa menjadi email yang dibenci oleh pelanggan.
Apa saja hal yang dibenci oleh pelanggan terkait email? Berikut adalah daftarnya untuk Anda.
1. Balasan/respon yang lama
Tidak ada orang yang bersedia menunggu lama untuk mendapatkan balasan email terutama untuk masalah yang cukup serius. Selain dibenci oleh pelanggan, respon lambat Anda dalam menjawab email dapat menghilangkan peluang penjualan yang sudah dekat. Karena bisa saja, saat Anda tidak merespon, prospek yang ingin memilih Anda berbalik menutup kesepakatan dengan kompetitor Anda.
2. Terlalu banyak emoticon
Anda pasti sering atau pernah menemukan email newsletter yang disertai dengan emoticon baik pada subjek maupun pada konten. Menambahkan emoticon tidak bisa Anda sama ratakan kepada seluruh pelanggan-pelanggan Anda. Bisa saja orang yang menerima email dengan emoticon tersebut tidak menyukainya dan menganggap Anda mengirimkan email dengan tidak profesional.
3. Spam
Berapa kali sehari Anda mengirimkan email marketing atau email untuk meminta kepastian prospek? 1x, 2x atau 3x? Ingat, pelanggan atau prospek bisa saja memiliki banyak email yang harus dibaca tiap harinya, Anda jangan terlalu sering mengirimkan email yang dapat dianggap spamming oleh pelanggan/prospek. Yang perlu Anda lakukan cukup dengan mengirimkan 1x sehari, jika Anda mengerimkan melebihi dari itu Anda akan di tandai sebagai spam. Kecuali email Anda merupakan email obrolan yang memang sedang berlangsung Anda bisa mengirimkan email berkali-kali tetapi tetap pada 1 subjek.
4. Konten yang tidak relevan
Anda harus memperhatikan konten email yang akan Anda kirimkan kepada pelanggan-pelanggan Anda. Jangan sampai Anda mengirimkan konten yang tidak sesuai dengan minat pelanggan karena akan sangat membuang waktu Anda.
5. Email group
Hanya karena Anda memiliki 5 prospek yang memiliki minat terhadap produk yang sama, Anda mengirimkan satu email untuk 5 prospek sekaligus dengan cara grouping. Cara tersebut merupakan kesalahan terbesar yang dapat memperburuk citra Anda dan perusahaan.
Mengapa demikian? Pengiriman email dengan cara ini dapat merusak privasi prospek-prospek Anda. Karena, ketika prospek Anda menerima email Anda menggunakan email perusahaan, tentu prospek lain akan mengerti dari perusahaan mana prospek Anda tersebut. Selain itu, jika kebetulan merupakan kompetitor, Anda bisa kehilangan satu atau dua prospek sekaligus.
Ilustrasi (c) Flickr.com Joe The Goat Farmer