Sebagai leader, seberapa sering Anda mendengar keluhan-keluhan yang diutarakan oleh tim Anda? Seberapa sering tim sales Anda mendapatkan keluhan dari prospek/pelanggan? Dan, ketika Anda menjadi seorang sales, apa alasan Anda untuk tidak mendokumentasikan semua proses secara personal maupun aktivitas penjualan dan negosiasi dengan pelanggan?
Tiga pertanyaan di atas harus bisa Anda jawab untuk memberikan alasan kuat guna menjawab, “apakah saya membutuhkan CRM?”. Jika 2 diantara 3 pertanyaan tersebut tidak mampu Anda jawab, itu artinya Anda memiliki potensi untuk memperbaiki sistem dan proses penjualan Anda dengan mengadopsi teknologi CRM. Karena, mendokumentasikan semua aktivitas penjualan baik itu aktivitas tim maupun proses penjualan yang ditangani oleh tim merupakan keharusan bagi sales.
Mengapa harus mendokumentasikan proses-proses tersebut?
Mendokumentasikan artinya Anda menyimpan sebuah data untuk memudahkan Anda dalam mendengarkan, melihat maupun membaca semua proses tentang prospek. Sebagai contoh, ketika Anda sedang bernegosiasi dengan prospek, Anda pun bertanya kepada prospek tersebut kapa dapat melakukan negosiasi ulang atau sebatas meminta waktu untuk follow up. Pada cara tradisional, hasil dari obrolan tersebut akan berakhir pada diri Anda. Sebagai sales adalah yang tidak ingin kehilangan prospek, maka Anda akan mencatat proses tersebut pada sebuah catatan/secarik kertas agar tidak ada satu jadwal pun yang terlewati.
Selanjutnya, ketika Anda sudah selesai mendokumentasikan semua proses, tim sales akan lebih mudah untuk mengetahui poin-poin penting yang telah diungkapkan oleh prospek. Karena ada dua macam salesperson yang paling tidak disukai oleh prospek.
1. Salesperson yang tidak mampu mendengarkan
2. Salesperson yang tidak memahami bisnis prospek.
Kemudian, mari kita masukkan kembali pada hasil dokumentasi dari dua macam salesperson yang tidak disukai oleh prospek tersebut. Ketika Anda tidak memiliki dokumentasi, Anda hanya akan menanyakan pertanyaan yang sudah diulang-ulang dan juga sudah mendapatkan jawaban dari prospek pada kesempatan sebelumnya. Dengan tidak adanya dokumentasi, Anda pun akan menjadi sales yang tidak akan pernah mengerti masalah dan bisnis yang dimiliki oleh prospek.
Apabila sudah demikian, apakah penjualan akan lebih mudah? Tidak, penjualan tidak akan lebih mudah. Bahkan proses negosiasi pun akan berjalan lebih alot dan berpotensi untuk mencapai kegagalan setelah proses yang sangat panjang.
Hal ini akan berbeda apabila tim sales memiliki aplikasi CRM. Di saat satu orang anggota tim tidak masuk, ia tidak perlu mencari dokumen-dokumen yang telah dibuat oleh tim sales tersebut. Karena, anggota tim cukup membuka aplikasi CRM dan semua informasi tentang prospek yang ditangani berada dalam satu genggaman tanpa ada satu pun data yang terlewatkan.
Jadi, apa alasan Anda tidak mendokumentasikan proses negosiasi dengan prospek? Yakinkah Anda prosesnya dapat berjalan dengan baik? Silakan tinggalkan komentar Anda di bawah ini!
Ilustrasi (c) Unsplash.com