Return to site

Tips Untuk Mengurangi Response Time Melalui Email

Kecepatan dalam memberikan respon memberi dampak besar terhadap penjualan

· Sales Strategy

Waktu untuk memberikan respon bagi tim sales dan tim customer service (CS) memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap tingkat kepuasan pelanggan dan prospek. Karena, semakin cepat tim sales dan tim customer service (CS) dalam memberikan respon, semakin besar potensi untuk mendapatkan pelanggan yang loyal dan bagi prospek akan lebih cepat untuk mengambil keputusan. Untuk Anda yang selama ini belum menjalankan strategi ini agar mendapatkan pelanggan yang lebih loyal atau untuk mencapai kesepakatan dengan prospek, berikut adalah beberapa hal sederhana yang dapat meningkatkan kecepatan dalam memberikan respon pada pelanggan dan prospek.

1. Menggunakan software customer service

Teknologi untuk membantu bisnis saat ini sudah banyak ditemukan. Sayangnya, masih banyak perusahaan yang masih enggan mengimplementasikannya dengan berbagai alasan. Salah satu alasan yang sering dikeluarkan adalah membuat pengeluaran perusahaan bertambah. Padahal, implementasi teknologi dengan benar bukan menambah pengeluaran tetapi akan meningkatkan pertumbuhan penjualan. Untuk itu, awali langkah Anda untuk memperbaiki response time dengan menggunakan software customer service agar tim CS dapat meningkatkan kualitas layanannya terhadap pelanggan.

2. Menggunakan email auto-responder

Email yang Anda gunakan saat ini memiliki fitur penting yaitu auto-responder atau fitur membalas email masuk secara otomatis. Dengan mengirimkan pesan auto-responder ini, pelanggan atau prospek yang menghubungi perusahaan mendapatkan informasi berapa lama tim akan memberikan jawaban. Sehingga, mereka tidak perlu menunggu atau membuka email berkali-kali hanya untuk mendapatkan informasi kapan tim akan membalas.

3. Notifikasi berkala

Untuk menghindari lupa memberikan respon terhadap email yang masuk karena terlalu banyak prospek dan pelanggan yang harus dilayani, ada baiknya Anda menggunakan time-based notification pada email Anda. Sayangnya, tidak semua software memberikan layanan ini, jika dari penyedia tidak tersedia, Anda dapat menggunakan software tambahan untuk mengaktifkan fitur ini.

4. Mengkategorikan email

Dalam setiap email Anda dapat membuat folder inbox sesuai kebutuhan. Dengan cara ini Anda dapat memberikan respon yang lebih mudah. Contoh Anda membuat tiga folder “Pelanggan”, “Prospek” dan “Lead”. Pagi Anda jadwalkan untuk mengecek folder Pelanggan, siang mengecek folder Prospek, dan sore sebelum pulang kerja Anda dapat membuka folder Lead. Pastikan semua email baru yang masuk mendapatkan respon ketika Anda melakukan pengecekan. Tetapi, jika email masuk tidak terlalu banyak misal hanya 5 dari masing-masing folder, maka Anda harus bisa memberikan respon semuanya dalam sekali duduk.

5. Memisahkan email prioritas

Pelanggan VIP, Prospek VIP dan Lead VIP memberikan peluang yang lebih besar untuk meningkatkan pertumbuhan perusahaan di masa depan. Untuk itu, Anda juga perlu memisahkan email dari daftar umum dan prioritas. Sehingga Anda dapat mengedepankan para pelanggan, lead dan prospek prioritas ini sebelum melayani yang umum.

Itulah tips untuk mengurangi response-time yang dapat kami berikan untuk Anda. Semoga tips ini dapat membantu Anda dalam memperpendek waktu tunggu pelanggan/prospek saat mengirimkan email kepada Anda.

Ilustrasi (c) Unsplash.com