Sistem CRM dirancang untuk membantu Anda berkomunikasi yang lebih efisien dengan lead/prospek dan pelanggan. Tujuannya adalah agar proses yang Anda jalankan dapat menyelesaikan transaksi dengan cepat. Akan tetapi, jika data yang dimiliki tidak akurat semua ini dapat menjadi hal yang sia-sia. Bahkan CRM yang paling canggih secara teknis sekalipun tidak dapat mencapai tujuannya jika data yang dipegangnya tidak akurat dan tidak berkualitas.
Tanpa data yang berkualitas, tim sales tidak dapat menggunakan CRM untuk menutup proses hingga terjadi transaksi. Tim marketing pun tidak dapat mengelompokkan data secara akurat. Pelanggan terganggu karena mereka menerima banyak pesan pemasaran ganda/berulang, nama dan alamat email yang salah eja atau data yang seharusnya sudah lama dihapus.
Hal ini pun membuat sistem CRM kehilangan fungsinya dengan benar. Data CRM yang tidak konsisten, berantakan, ceroboh, ketinggalan zaman, tidak valid, tidak akurat, atau tidak lengkap. Semua yang di simpan pada sistem tidak dapat diandalkan. Sehingga, CRM tidak lebih dari sekedar tempat pengarsipan data yang tidak berguna. Maka dari itu, sudah saatnya Anda untuk memperbaiki data yang disimpan pada CRM Anda.
Cara untuk Memperbaiki CRM
Sistem CRM harus dilihat sebagai alat yang bermanfaat dan bukan penghalang, yang hanya dapat berhasil digunakan jika kualitas data diprioritaskan juga. Bisnis harus berinvestasi pada sistem yang memiliki kualitas data untuk mendukung tim dalam menunjang pekerjaan mereka, tanpa menciptakan tantangan baru atau menguras waktu. Penggunaan kualitas data merupakan proses proaktif dan berkelanjutan jika ingin membendung gelombang kesalahan dalam mengambil keputusan karena data.
Pertimbangkan rencana dalam mengambil tindakan untuk memperbaiki data dan orang-orang yang akan memimpin inisiatif untuk melakukan hal tersebut. Kunci keberhasilan kualitas data CRM adalah dukungan di setiap tingkat, dan minat untuk menjaga data tetap bersih. Ini tidak berarti menugaskan departemen TI dengan pembersihan CRM, atau hanya meminta tim sales untuk memperbaiknya. Perusahaan harus mengubah budaya internal dalam menilai sebuah data, sehingga semua orang mengerti bahwa data adalah milik mereka. Milik mereka untuk dimiliki, milik mereka untuk digunakan, milik mereka untuk dipelihara dan milik mereka untuk dibersihkan dari data yang tidak berkualitas.
Inisiatif untuk memperbaiki data yang sangat besar akan gagal jika tidak ada kolaborasi antar tim. Dalam sebagian besar keadaan, hal yang terbaik adalah tidak hanya mengimpor dan mengekspor dari satu sistem ke sistem lainnya. Tetapi, tim perlu melakukan penyaringan ulang bersama-sama untuk mencegah hal tersebut terjadi. Dengan melakukan hal ini, maka tim Anda sudah berhasil menjaga sistem CRM tetap berada pada fungsi yang baik. Selanjutnya, Anda hanya perlu menjaga kualitas data agar sistem ini dapat Anda gunakan secara maksimal.
Ilustrasi (c) Unsplash.com